《業界管理》非營利組織的事件與公關募款
記者:亞洲經濟通訊社 產經訊息中心
新聞分類:產業科技
更新日期:2014-03-23 13:00:00
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《亞洲經濟通訊社/ 業界管理》受限於熱誠、使命及社會責任的表現,非營利組織不同於一般營利企業,能完全自主的控制人力資源與經費來源。非營利組織在人事、業務與任務推行中,經費來源與開銷之間常常進行著「誤點」的接力賽,也因此,非營利組織在常態的經費收入以外,如何積極拓展開源或進行應急的「募款游擊」行動,來保持組織收支平衡與任務經費,是非營利組織工作人員必須學習的課題。
非營利組織團體在面對經費拮据及特別活動需求時,常需另外開闢經費來源,以能支持組織營運與收支平衡,募款活動是常被使用來短期獲得財源的方法,募款活動是否能達到募款的成效,募款議題設計與募款行銷策略,將是影響募款成功的基本條件。
國內由於非營利組織蓬勃發展,又面對國際經濟不景氣影響,使得募款工作困難重重,「做公益」已不再是說服人們捐款的好理由,因此,非營利組織工作人員不得不重新尋找新的創意來搭配公益議題,讓募款行動能更加得心應手。
基本上,在規劃募款活動規劃前,應先瞭解募款活動應具備的要件與可能面對的限制,以及合適的募款議題設計,以因應與調整內部動員與活動執行方向。
一、募款活動應具備的要件
(一)一個好的募款議題:捐款人的捐款意願,常取決於募款的議題,募款議題與捐款人的信念相符,則捐款意願較高,而募款議題的設計也須符合組織的任務與宗旨,才不會讓捐款人認為有撈過界之嫌。
(二)組織具有良好的責信度:具有高知名度及曝光率的團體社會責信度較高,也比較受社會大眾的信賴。募款活動結合事件行銷,是建立組織形象最快的方式,若能結合新聞議題與時事,更有助於活動曝光率的提升。
(三)嚴謹的前置作業與後勤管理:為確實達成募款活動與績效,募款行動應有嚴謹的執行計畫,包括募款的議題選擇、募款額度的規劃、活動流程設計、人力動員、執行資源整合,募款對象的選擇,以及對捐款人的感謝聯繫、募款用途處理、成效報告等等。
(四)活動合作團隊整合:在設計議題與活動規劃前,可考慮與其他非營利組織或企業團體合作,一來可以結合團隊的力量,也能補強在人力動員或宣傳造勢等方面不足的部分。
(五)社會資源與人脈關係:募款活動最大的挑戰就是社會資源與人脈關係的整合,社會資源與人脈關係越好,募款成效越大,反之可能會面臨資源匱乏與執行的無力感。
二、募款活動可能面對的限制
非營利組織工作人員進行募款計畫時,常需面對下列幾個
限制,包括:
(一)人力物力資源不足:多數非營利組織均有人力不足的狀況,且執行經費欠缺。
(二)社會資源開發困難:募款對象開發困難,合作與支援的團體不知去哪裡找。
(三)募款議題流於老套:募款理由一成不變,缺乏創新創意,難以打動人心。
(四)效率及時間的壓力:募款計畫有一定的執行期間與募款額度,雙重壓力下,預期額度與實際成效有差距。
募款議題設計
募款行動常需要一個被接受的議題,議題是對外募款的理由與動力,募款議題設計的方向可朝向:
(一)組織任務的推展:非營利組織以維持任務推展經費需求為由,向社會大眾尋求支持,以獲得經常性的小額捐款或常年的贊助,例如台灣兒童暨家庭扶助基金會(C.C.F.)常年扶助家庭變故的兒童,向社會大眾招募兒童認養人及贊助人,獲得社會各界認同支持認養兒童。
(二)特別的任務與使命:社會公益團體關心特定的弱勢族群,推動特別的救助任務,並提倡合作救援,激發社會各界的愛心響應與參與,例如台灣世界展望會推動飢餓三十~人道救援行動,救助國際難民,並透過飢餓三十的體驗活動,讓民眾親身體演飢餓的恐懼。
(三)一個個案的需求:非營利組織在募款活動的議題設計上,常需要有新的募款議題,以刺激社會大眾發揮愛心,因此在輔導或扶助個案中,找出特別或感人的個案,結合募款活動置入行銷。
(四)搭配社會時事:社會時事的發展與民眾關心的話題,都是可運用的議題素材,九二一大地震,震撼國人的心,國內非營利組織紛紛投入救災及災民扶助工作,動員的人力及募集的善款前所未有。另外,偏遠地區醫療匱乏、生態環保議題、城鄉學子數位落差等,都是可搭配的社會時事,也較易引起社會大眾認同。
募款活動與募款行銷設計
募款的議題確定後,接著進行募款活動流程規劃與募款行銷設計,「募款活動」是募款進行的方式,也是受理各界捐款的管道,「募款行銷」則是把募款議題推向社會大眾,爭取認同與支持。從行銷的觀點來看,募款行銷是「推」的作用,把議題推出去;募款活動則是「拉」的功能,把捐款人拉進來,最常見的募款活動有下列:
(一)製作勸募廣告募款:僅透過廣告宣傳向社會大眾進行勸募,此類方式最廣為被採用,動員的工程精簡,投入的人力也不多,廣告宣傳多為利用電視及廣播廣告、街頭廣告板、海報傳單等方式進行,勸募廣告可搭配企業贊助,既可發揮募款成效,又能幫助贊助企業提昇形象共創雙贏。
(二)義賣:義賣的方式很多,有團體自行推出商品義賣,有邀請企業團體或名人提供有價值或紀念性物品義賣,以跳蚤市場形式的義賣活動,是兼具環保與公益的義賣活動,另外,利用
網路拍賣也是蔚為流行的義賣方式。
(三)募款餐會:募款餐會主要以義賣餐券為主,餐券多以桌數來計算, 每桌十人,捐款人依所認捐桌數,邀請親朋好友出席餐會,餐會中搭配餘興節目,感謝認捐者與出席者的蒞臨與支持。
(四)募款表演:非營利組織結合知名表演團體的演出,將售票所得捐出。表演團體有基本的觀眾群,這種募款表演對受捐機構、表演團體與觀眾等三方都受惠。
(五)園遊會:發行園遊券募款是典型的社區募款方式,利用園遊會的群聚作用,可增進社區民眾的關係與情感。非營利組織結合社區及社團,共同舉辦園遊會,也提供社區民眾參與社會公益服務機會。
募款行銷設計
募款活動常需要有新的行銷創意,才能刺激社會大眾發揮愛心慷慨解囊,將商業行銷策略4P,產品、價格、通路、促銷等四項策略作為募款行銷設計,再結合公關活動與事件行銷,讓募款活動成為一個議題事件,吸引新聞媒體採訪報導,常能獲得社會大眾的注意與關心。
(一)產品策略:
「募款」,基本上賣的是無形的產品,以無形的產品搭配有形的價值,捐款人買了代表公益、使命或愛心等無形商品,搭配了一張有形的收據或感謝函。然而產品果真只有這樣嗎?我們必須探討的是吸引捐款人慷慨解囊的因素還有哪些。
我們先將產品劃分為三個層次,最基本的層次是核心產品,它代表募款議題的真正用途。第二個層次是實體產品,包括募款活動與捐款憑據,是實體看到與可以體驗的。第三個層次則是引伸產品,就是所謂的「事件」,包括服務與感受的價值。
核心產品包括主協辦單位、活動議題與用途,是責信度發揮的所在,核心產品著重在品牌與社會符號認知。實體產品是募款表現的方式,義賣、餐會、節目、活動等等,讓捐款人實際體驗有形的價值。
引伸產品是強調的附加價值,令捐款人喜歡的代言人或吉祥物、捐款可以抵稅以及活動策略聯盟提供的服務或優惠等等,強調的是服務與價值。
(二)價格策略
捐款人捐款的額度、次數,如何達成募款額度,如何以量制價來刺激小額捐款,或尋找有高額捐款能力的團體、對象,以及創造重複捐款的可能,都是價格策略所探討的部份。
(三)通路策略
結合異業團體現有的資源,創造募款活動平台,是通路策略研究的主題。異業結盟能節省開支,透過相互支援共創利益,團體間彼此資源及通路的交集整合,往往發揮的力量無限,如前述結合知名表演團體募款演出。信用卡結合公益捐款也是典型的成功案例,信用卡刷卡消費,回饋積點捐做公益,一舉兩得,還有社會福利團體與航空公司合作,讓回國旅客將多餘的零錢外幣捐出。弱勢團體與食品商合作,讓生活消費也能幫助別人等等,都是異業結盟與通路整合的成功案例。
(四)廣告策略
再好的募款議題,如果沒有達到廣告宣傳的效果還是一場空,廣告策略除了購買媒體刊登廣告外,運用募款公關活動與事件行銷吸引新聞媒體採訪報導,是最快有效的方式。募款活動結合議題發揮,創造新聞價值,登上媒體版面的置入式行銷,是最具有說服效力的廣告策略。
非營利組織的募款活動訊息,要登上媒體版面有二個簡單方法,一為主動發布活動新聞稿,二是召開記者會。
主動發新聞稿,首先工作人員要有媒體名單,媒體名單包括媒體名稱、採訪路線的記者、電話、傳真以及E-mail。新聞稿記得要註明活動聯絡人及電話,以利記者主動聯繫,目前各大媒體記者習慣以E-mail收發新聞稿,所以最好在E-mail新聞稿後,再以電話一一與媒體記者確認。
召開記者會是直接與媒體面對面溝通最好的機會,不僅能完整簡報活動內容與細節,媒體也能即時針對問題發問獲得解答。記者會要提早通知,最好在二天前作業,讓媒體記者能事先排入採訪行程。記者會不一定要選在飯店會議廳或餐廳舉行,在單位的會議室召開也是不錯的選擇,記者會舉辦的地點只要考量媒體來往交通的方便性即可,會前要準備好活動相關資料及新聞稿,若有動相片也可一併提供給媒體記者參考使用。
很多非營利組織的工作人員,都面臨不知如何聯絡記者的問題,其實媒體記者名單可自行收集,或透過認識的記者朋友提供,也可以自行打電話到報社或電視台,主動詢問主跑路線的記者及聯絡方式,不過記者常會更換主跑的新聞路線,因此媒體名單要時常更正,以確實掌握採訪記者聯繫資料的正確性。
如果還無法建立確實的媒體聯繫資料,各縣市政府新聞局(室)都有完整的媒體名單,只要連繫新聞局(室)負責新聞聯繫與發布業務的主管單位,就可幫忙提供完整的媒體名單了。
事件與公關募款
整合行銷是現代募款策略的新趨勢,利用事件與公關活動結合募款計劃,將募款活動聚焦放大,透過新聞操作與媒體的報導,可促進民眾參與,讓活動更有說服力。國際專業管理亞太年會ATS能力認證中將公共關係解釋為「公共關係的目的在於影響公眾對企業或組織的認同與支持」。所以,如何影響社會大眾對募款行動的認同與支持,是募款公關的目標,透過公共關係來提昇社會大眾的認同與支持作用,並可增進協力團體的合作意願與募款成效的達成。
事件行銷是將募款活動事件化,變成社會大眾關心的議題,用以吸引大眾對募款活動的注意,而引發對活動的關心與討論,進而參與募款活動。募款活動如能尋找合作或支援的團體合辦效果較大,合作對象的選擇除了以往合作過的夥伴外,也可以主動出擊尋找有現成活動進行中的團體搭配,例如百貨公司經常會舉行節慶活動或促銷活動,只要聯繫活動的負責單位,詢問合作舉辦將募款行動結合在活動中的可能,一般而言,只要是有正面意義的公益活動,廠商均不會拒絕,結合公益活動既可吸引人潮又能提升企業形象一舉兩得。
另外,主動寄發邀請函,並附上募款活動計劃書給其他團體或企業機構也會有不錯的回應,不少公司或團體均設有公共關係或行銷企劃部門,在每年初都會提出新的年度計劃與活動,此時提案讓合作團體較有充裕的時間規劃整合,成功率較佳,也是最經濟有效的做法之一。結合雙方既定的活動是事件行銷常用的模式,雙方除不需額外編列經費或動員人力外,又可相互支援以彌補不足之處,更有助於活動造勢的力量。
與企業團體合作,規劃適合雙方的活動議題,一般在事件行銷策略上可利用的活動為:(一)週年慶。(二)促銷活動。(三)節慶活動。(四)開幕活動。(五)行銷計畫。(六)企業負責人帶動做公益。(七)動員企業員工與眷屬響應。(八)由企業主管或員工擔任活動大使、志工。(九)企業與協力廠商共同參與。(十)員工一日捐。
事件行銷中的議題管理也是能發揮的部份,具有感人情節的議題或募款工作中的小故事、代言人的真情告白、募款團隊辛苦努力的過程,都是創造議題的好素材。將議題故事化最容易引起社會大眾的關心,甚至形成街坊鄰居間的話題,如果故事夠感人,一定打動社會大眾的愛心。
我曾協助一件台中市社會局處理英國籍街友路倒案件,因為將事件故事化引起了迴響,募款行動未辦先捷:1999年間,台中市政府社會局據報處理一名外籍街友路倒,經送醫體檢時,醫師診斷該外籍街友患有白內障,急需緊急開刀否則將造成失明,擔任社會局社工的友人找我幫忙,希望透過新聞媒體報導向社會大眾募款醫療費用。
我了解後發現,這個外籍街友事件背後,竟是一樁淒美的異國愛情故事,故事中的男主角離鄉背井,跨國追求台灣女子,終獲得女子芳心共結連理。不過結婚幾年後,台灣女子卻因病逝世,男主角內疚沒將妻子照顧好,無臉見岳父母,長期憂鬱讓他失去工作,走向街頭流浪乞討,數年後,在台中市火車站前被當地流浪漢毆打路倒,才被社會局社工協助送醫。
我將此故事背景,告知記者朋友,希望透過媒體向大眾募款,以籌措醫療費用及安排他回英國家鄉的旅費,當天下午社會局同仁告知我,醫療及旅費所需費用已經湊足,且都是市府同仁及媒體記者自掏腰包慷慨解囊。
原來這個募款議題故事太感人了,還未等隔日新聞報導,感人的故事已傳遍了整個市政府及新聞界朋友,市府同事與媒體記者捐款踴躍,讓原本隔日預計以懇請民眾發揮愛心捐款的新聞報導,一夕轉變成一樁感人的異國愛情故事,以及台灣朋友的慷慨愛心為題的溫馨報導。
非營利組織最常遇到下列三項困難:。一、活動經費不足二、專業管理人才缺乏。三、組織責信度不夠。這三項困難直接影響募款行動的執行與成效,問題不解決,困難永遠存在,如何在困難當中找出解決問題的方法,建議嘗試下列的處裡方向:
(一)解決活動經費不足的困境:雖然所有活動都需要有足夠的經費作為執行的動力,但這個「動力」除了金錢以外,還有什麼代替品。
(二)專業管理人才取得:組織內欠缺的專業人才,有沒有可能藉由外部的團體組織或其他資源來取代。
(三)社會責信度不足:能夠讓社會各界產生認同與支持我們的理由是什麼,而這個理由我們應該如何去建立與實現它。
公關活動與事件行銷不單單只是募款的行動策略而已,透過異業整合與合作聯盟,彼此交換與支援各別所欠缺的部分,平時與各團體在各種活動的合作與協助間,共創出「事件整合」與「公關合作」的默契,例如整合蓬勃的商業活動與足夠的企業行銷經費,用來支援與解決非營利組織活動經費不足的問題;商業與公益活動相互合作,讓企業行銷企劃人才主導雙贏的事件議題,促使非營利組織注入嶄新的人力資源活力;也藉由異業活動結合與不同屬性的非營利團體活動合作,提升各組織間的互動與熱絡,讓原本單一的活動曝光率倍增。
募款行動結合事件與公關行銷,雖是非營利組織人員在企劃活動時,最佳的募款行銷方式,事實上,沒有那麼多可用的議題事件與現成的公關活動,可以在募款需求時及時出現,所以非營利組織工作人員在平時就應養成收集資料的習慣,多留意媒體報導有關非營利組織相關的活動及募款新聞,而企業的商業活動與行銷企劃,有很多是可以結合公益議題,共同合作與整合的,只要平時多留意、從新聞事件中找創意、不少題材與案例都是可以參考或學習的。
建立社會資源與人脈關係,才是非營利組織創造永續經營與落實任務績效的本錢;熱誠、使命與社會責任的展現,更是社會各界支持非營利組織繼續推動社會工作的動力,募款活動只是非營利組織與企業團體間互動的橋樑。因此,活動經費不足將不再是阻礙推動任務的藉口,主動尋找與結合各界資源,更進一步聯繫互動、建立關係,讓贊助非營利公益活動變成企業責任的一部份。
作者/張俊明 財團法人虎尾科技大學文教基金會董事
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